Come utilizzare OneNote Guida per principianti

Tra le numerose cose per cui usiamo i nostri computer, molte ci richiedono di lavorare con una vasta gamma di informazioni digitali, che vanno dalle note, ai ritagli audio, alle pagine web salvate. E il più delle volte, organizzare questa raffica di contenuti può (e lo fa) diventare un po 'macchinoso.

È qui che prendono appunti le applicazioni, come quelle estremamente impressionanti Microsoft OneNote, entrare in gioco. Vuoi saperne di più? Continua a leggere per scoprire come utilizzare OneNote e vedere come può aiutarti a gestire meglio il tuo flusso di lavoro digitale.

Cos'è OneNote? E perché dovresti usarlo?

In termini più elementari, OneNote può essere semplicemente chiamato un'applicazione per prendere appunti digitale. Ma questa definizione difficilmente gli rende giustizia, data la gamma completa di caratteristiche potenti che possiede. Una nota ti aiuta a raccogliere praticamente qualsiasi tipo di informazione digitale (ad esempio testo, immagini, file, clip audio e video, disegni, pagine web salvate) e a gestirla e organizzarla in modo efficiente. Non solo, OneNote ti consente di condividere e collaborare al contenuto con altri, rendendolo così uno strumento di produttività vitale.

Quindi, che tu sia uno studente che cerca di prendere appunti migliori in classe, o un autore alla ricerca di idee riguardanti il ​​tuo prossimo romanzo / colonna, o chiunque abbia molte informazioni digitali da gestire, dovresti usare OneNote.

Nota: Sebbene OneNote sia disponibile su una varietà di piattaforme, l'applicazione desktop è probabilmente la più ricca di funzionalità. Per questo motivo, questo articolo si basa sulla versione desktop di OneNote stesso.

Struttura basilare

Ci sono molte cose che rendono OneNote probabilmente la nota più ricca di funzionalità che porta il software là fuori. E uno di questi è che è modellato su un vero taccuino fisico o, più appropriatamente, su una raccolta di taccuini.

Giusto! OneNote è fondamentalmente diviso in componenti primari, chiamati I Quaderni, e ogni notebook è inoltre composto da un codice colore gestibile individualmente Sezioni. A loro volta, queste sezioni hanno più Pages.

• È possibile accedere alle singole pagine di una sezione tramite l'elenco di pagine verticale sulla destra, mentre è possibile accedere a una sezione facendo clic sulla sua scheda orizzontale.
• Facendo clic con il pulsante destro del mouse su un elenco di pagine o sezioni si accede a opzioni aggiuntive pertinenti (ad es. Spostare o copiare i contenuti della pagina, unire sezioni diverse) tramite i menu contestuali.
• La barra di ricerca a destra ti consente di trovare praticamente qualsiasi informazione nelle tue note in pochi secondi, visualizzando i risultati in tempo reale.

Per una migliore comprensione, dai un'occhiata allo screenshot qui sotto, che illustra come OneNote può aiutare uno studente a gestire meglio le domande importanti dell'esame.

In questo caso, un taccuino denominato Domande sullo studio dell'esame finaleè stato creato, con sezioni codificate a colori per soggetti diversi (Fisica, Chimica e Matematica). Infine, ogni sezione ha più pagine e ogni pagina ha domande e risposte da un capitolo specifico (ad es. Elettricità e suoi effetti) della sezione (oggetto) attualmente selezionata.

Introduzione a OneNote

Creazione di note

Praticamente qualsiasi tipo di informazione digitale può essere aggiunta ai taccuini e alle pagine di OneNote e in ogni modo immaginabile. Puoi copiare e incollare direttamente testo, immagini, ecc. (Con o senza formattazione) da qualsiasi luogo, inserire qualsiasi cosa, dai file ai ritagli di schermo, ai clip audio / video registrati e persino disegnare / scrivere a mano libera. Per iniziare, è sufficiente creare un blocco note (o utilizzare l'impostazione predefinita, con il proprio nome), accedere a una delle sezioni / pagine e fare clic per iniziare a digitare. O meglio ancora, copia e incolla qualsiasi cosa. È così facile!

Oltre a ciò, OneNote ha anche dozzine di impostazioni predefinite modelli di tipo di informazione (Elenchi di cose da fare, indirizzi, numeri di telefono ecc.), che può essere aggiunto direttamente tramite il file Inserire scheda del menu della barra multifunzione. Vale la pena notare qui che puoi aggiungere le informazioni praticamente ovunque in una sezione / pagina, che funge da tela bianca illimitata, quindi non esiste un layout fisso. (Fare riferimento allo screenshot sopra). Ciò significa anche che sei libero di disporre il contenuto aggiunto su una pagina come meglio credi.

Condivisione e collaborazione

Una collaborazione efficiente è fondamentale per il flusso di lavoro di qualsiasi organizzazione, che tu stia lavorando su piccoli report o gestendo grandi progetti. Questo è il motivo per cui OneNote è dotato di solide funzionalità di condivisione, consentendo così a più persone di lavorare sulle note in tempo reale. Per accedere alle opzioni di condivisione e collaborazione, vai semplicemente a File> Condividi. Qui puoi invitare altri utenti a collaborare alle tue note, tramite e-mail o tramite URL di condivisione univoci. In qualità di proprietario delle note condivise, puoi anche assegnare autorizzazioni di visualizzazione / modifica per gli altri utenti e persino abilitare / disabilitare i collegamenti di condivisione con un clic.

Salvataggio e sincronizzazione delle note

OneNote salva periodicamente automaticamente il tuo lavoro, ogni volta che vengono apportate alcune modifiche, sincronizzandolo con l'account Microsoft (a condizione che sia presente la connettività di rete) con cui hai effettuato l'accesso. In questo modo, tutti i tuoi blocchi appunti di OneNote rimangono sani e salvi nell'archivio cloud di OneDrive, grazie all'integrazione di OneNote con lo stesso. Quindi non è necessario salvare manualmente le note ogni tanto. Ma nel caso in cui desideri avviare la sincronizzazione manualmente, puoi sempre farlo accedendo al file File> Informazioni opzione e facendo clic su Visualizza lo stato di sincronizzazione pulsante.

Altre caratteristiche notevoli

Quindi ora sai, OneNote è un'applicazione bestiale per prendere appunti, piena zeppa di potenti raccolte di contenuti e abilità di collaborazione. Ma non è tutto. È un dato di fatto, ci sono tonnellate di altre prelibatezze incredibilmente utili confezionate per tutta la sua lunghezza e larghezza. Eccone alcuni:

Sezioni notebook protette con password

OneNote consente di bloccare singole sezioni di un blocco appunti tramite una password specificata dall'utente. Questo può essere estremamente utile in situazioni in cui devi condividere / collaborare su un notebook con altri utenti, ma non vuoi che accedano a determinati contenuti in esso. Fare così, fare clic con il tasto destro sulla scheda del nome della sezione che si desidera proteggere con password e fare clic su Proteggi con password questa sezione opzione.

Converti le espressioni scritte a mano in testo

Grazie alle sue solide capacità di riconoscimento della grafia, puoi convertire facilmente l'input inserito tramite dispositivi come stili / penne digitalizzatore in testo digitato, se preferisci quest'ultimo. Inoltre, funziona sia per i contenuti testuali che per le espressioni matematiche. È sufficiente fare clic su Disegnare scheda sul Menu della barra multifunzione, accedere al file Inchiostro su testo e Ink to Math opzioni e guarda la magia.

Crea note rapide e bloccale sul desktop

Vuoi annotare rapidamente qualcosa, ma non vuoi affrontare la seccatura di aprire OneNote? Non devi. Basta colpire Tasto Windows + N, e una finestra pop-up con un'interfaccia utente semplificata ti consentirà di comporre una nota rapida in un batter d'occhio (il file Invia a OneNote dovrebbe essere in esecuzione nella barra delle applicazioni affinché funzioni). Se desideri la personalizzazione, puoi farlo utilizzando la mini barra degli strumenti. Ma la cosa migliore è che puoi appuntare le note rapide sul desktop, in modo che siano sempre visibili, un po 'come le note adesive. Tutte le note rapide possono essere trovate nella sezione omonima, dove vengono salvate.

Invia note via e-mail direttamente a OneNote

Una funzionalità estremamente utile, introdotta nell'ultima versione di OneNote 2016, consente di salvare il contenuto inviato tramite posta elettronica dal proprio indirizzo di posta elettronica configurato direttamente in uno dei blocchi appunti pre-specificati. Per fare ciò, devi prima configurare un indirizzo e-mail nelle impostazioni online di OneNote. Normalmente si tratta dell'e-mail associata all'account Microsoft che utilizzi per accedere a OneNote, ma puoi usare anche qualsiasi altro indirizzo e-mail. Fatto ciò, qualsiasi contenuto inviato dall'indirizzo e-mail configurato a [email protected]verrebbe automaticamente salvato nel blocco appunti di OneNote specificato dall'utente. Leggi di più qui.

Salva contenuto Web utilizzando l'estensione Clipper / Bookmarklet

Accade spesso che ti imbatti in un post di blog interessante, o anche in un'intera pagina web online, e desideri salvarlo per riferimento futuro. Con l'estensione del web clipper di OneNote (per Chrome) e il bookmarklet (per Internet Explorer), fare una passeggiata nel parco. Dopo averli installati e aver effettuato l'accesso utilizzando l'account Microsoft collegato al tuo account OneNote, è tutta questione di un clic o due. Vai alla pagina web che desideri salvare su OneNote e fai clic sull'estensione / bookmarklet. La pagina web verrà immediatamente salvata nel file Note rapidesezione. Il clipper ti consente anche di salvare regioni selezionate su una pagina web e può pulire gli articoli rimuovendo anche immagini extra ecc.

Annota le pagine Web in Microsoft Edge e salvale in OneNote

Oscillare l'ultimo e il più grande Windows 10? Quindi è probabile che utilizzi anche (anche se sporadicamente) il nuovissimo browser Web, Microsoft Edge, che viene fornito con esso. Se è così, adorerai OneNote ancora di più. Questo perché Microsoft Edge ti consente di annotare le pagine Web con penna ed evidenziatore incorporatistrumenti, che possono essere salvati in OneNote con un clic. Puoi persino ritagliare regioni selezionate nelle pagine Web e inserire note digitate su di esse ovunque prima di salvarle in OneNote.

Estendi ancora di più le funzionalità di OneNote con i plug-in

Chiaramente, OneNote è dotato di un sacco di funzionalità impressionanti. Ma anche se ciò non bastasse, puoi renderlo un po 'più fantastico sovraccaricandolo con alcuni plug-in / componenti aggiuntivi davvero interessanti. Uno di questi è Onetastic, un plug-in gratuito che aggiunge un sacco di funzionalità, come macro, visualizzazione del calendario e molto altro ancora a OneNote. E se non ti dispiace sborsare qualche moolah, puoi anche dare un'occhiata alla raccolta di OneNote Gem di plug-in a pagamento. Vuoi ancora di più? Dai un'occhiata ad alcune delle app di OneNote in primo piano. Sebbene tecnicamente non siano plug-in, possono integrarsi con OneNote e renderlo ancora più fantastico, in diversi modi.

Navigare meglio utilizzando le scorciatoie da tastiera

Amerai l'incredibile gamma di scorciatoie da tastiera fornite da OneNote. Quasi tutto, dalla creazione di note all'applicazione di tag può essere fatto tramite un paio di sequenze di tasti. Di seguito sono elencate alcune delle scorciatoie da tastiera importanti:

• Ctrl + Maiusc + M - Apri una piccola finestra di OneNote per creare una nota a margine.
• Maiusc + F10 - Visualizza il menu di scelta rapida per qualsiasi nota, scheda o qualsiasi altro oggetto attualmente attivo.
• Alt + N, F - Inserisci un documento o un file nella pagina corrente.
• Alt + = - Avvia un'equazione matematica o converti il ​​testo selezionato in un'equazione matematica.
• Ctrl + 0 - Rimuovi tutti i tag delle note dalle note selezionate.

E ce ne sono molti altri. Controlla l'elenco completo delle scorciatoie da tastiera di OneNote 2016.

Crea note collegate per una navigazione più semplice

Normalmente tutti i moderni editor di testo ti consentono di collegare una particolare parola, frase, ecc. A elementi come URL e indirizzi e-mail. Tuttavia, OneNote fa un ulteriore passo avanti, consentendo di creare qualcosa chiamato Note collegate. In sostanza, questo significa che puoi aggiungere qualsiasi testo nella pagina di un taccuino e quindi collegarlo a un'altra pagina o sezione nello stesso taccuino o in un taccuino completamente diverso. Ciò rende la navigazione tra i diversi sottoelementi di OneNote un gioco da ragazzi e quasi come un'esperienza di navigazione sul Web. Per farlo, seleziona il blocco di testo per collegare, fare clic con il tasto destro su di esso e scegli il collegamentoopzione. È ora possibile specificare la pagina, la sezione, il taccuino ecc. Da collegare a questo testo. Non è fantastico?

Disponibilità della piattaforma

Per quanto sorprendente sia il bagaglio di funzionalità di miglioramento della produttività di OneNote, non sarà di grande utilità se non puoi creare / accedere alle note da qualsiasi luogo. Per fortuna, l'impressionante disponibilità multipiattaforma di OneNote ti consente di essere più produttivo al tuo lavoro sempre e ovunque, che tu sia sul tuo computer, sul tuo smartphone o persino navigando sul Web.

Disponibilità: Windows, Mac (desktop); iOS, Android, Windows Phone, Windows Store, Amazon Kindle Store (Mobile); Web Clipper, Chromebook (Web e altre piattaforme).

VEDERE ANCHE: Le 10 migliori alternative Evernote

Conclusione

Con il flusso incessante di contenuti digitali diversificati che dobbiamo affrontare quasi quotidianamente, non è sempre facile mantenere tutte quelle importanti pagine web salvate, registrazioni audio, immagini di progetti, ecc. Gestite e organizzate con cura. Ma grazie a Microsoft OneNote e alla sua incredibile capacità di prendere appunti e gestire, non devi davvero farlo. E ora sai, iniziare non è poi così difficile. Quindi provaci e guarda come vanno le cose per te. Conosci altri strumenti per il miglioramento della produttività simili a OneNote? Non dimenticare di menzionarli nei commenti qui sotto.