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Non c'è nulla di dubbio sul fatto che l'e-mail abbia rivoluzionato il modo in cui comunichiamo tra noi. E anche se le persone potrebbero preferire sempre più cose come i social network e le app di messaggistica istantanea per chattare con gli amici in questi giorni, la verità rimane che quando si tratta di una corretta comunicazione, l'e-mail è ancora il mezzo preferito.
Dalle università alle società globali, dagli studenti ai CEO, l'e-mail è utilizzata praticamente ovunque e da tutti. Detto questo, quasi tutti noi abbiamo più indirizzi email, con uno o (più) dei tanti provider di posta elettronica. Ma la vera domanda è: stiamo confermando il protocollo (i) di un corretto utilizzo della posta elettronica?
Se non sei sicuro della risposta, questo articolo, che sottolinea le etichette di posta elettronica di base che tutti dovrebbero seguire, è per te. Quindi, senza ulteriori indugi, eccoli qui.
Etichette email di base
1. Utilizzare un indirizzo e-mail dall'aspetto professionale
Il tuo indirizzo email è spesso considerato indicativo della tua personalità. Per questo motivo lo è importante disporre di un indirizzo e-mail dall'aspetto professionale, generalmente con il nome e il cognome che compongono la parte "nome utente" di esso. Ciò è ancora più importante se si intende utilizzare l'indirizzo e-mail per comunicazioni professionali (ad es. Invio di curriculum ai reclutatori, fornitura di campioni di lavoro ai clienti).
Se il nome utente di tua scelta non è disponibile, puoi aggiungere un numero a tua scelta (es. data di nascita) per averne uno. Per citare alcuni esempi, [email protected] o [email protected] possono essere considerate buone scelte. Dall'altro lato, usa qualcosa di simile [email protected] o [email protected], e puoi essere abbastanza sicuro che le tue e-mail non verranno nemmeno aperte dai destinatari.
Mancia: Per quanto possibile, utilizza un indirizzo email separato per tutte le tue esigenze professionali. E se non ti dispiace sborsare qualche soldo, è meglio scegliere l'email ospitata con il tuo dominio.
2. Includere sempre un argomento e mantenerlo chiaro e conciso
La riga dell'oggetto è una delle componenti più importanti della posta elettronica, come fornisce immediatamente al destinatario un'idea delle informazioni incluse nell'e-mail. Questo è il motivo per cui tutte le tue e-mail dovrebbero avere una riga dell'oggetto, anche se il contenuto non è così importante. Lasciare vuota la riga dell'oggetto viene percepito come disattenzione da parte del mittente.
Ancora più importante, il la riga dell'oggetto dovrebbe essere concisa e pertinente, in modo che il destinatario possa distinguere il contenuto dell'e-mail il più rapidamente possibile. Pochi esempi lo sono Relazione di progetto allegata, Indagine sulle prestazioni: richiesta di risposta precoce, e cose così.
3. Utilizzare caratteri standard e formattazione minima
Non importa quanto ti piacciano quei caratteri fantasiosi che hai sul tuo PC, sono un assoluto no-no quando si tratta di comporre e-mail. È perché se utilizzi un carattere non standard e non è installato sul computer del destinatario, il testo dell'email non apparirà come previsto. Questo è il motivo per cui la maggior parte dei servizi di posta elettronica ha solo pochi caratteri standard, serif e sans-serif (ad esempio Times New Roman, Arial) disponibili per la composizione delle email. E dovresti attenersi a loro.
Inoltre, mantieni la formattazione nella tua e-mail il meno possibile. A meno che non sia necessario enfatizzare una determinata sezione, riga ecc. Nel contenuto dell'e-mail, astenersi dall'utilizzare evidenziazioni e colori per il testo. Infatti, il colore del testo dell'email dovrebbe essere solo nero, poiché è il più leggibile.
4. Evita errori di battitura, errori di grammatica e punteggiatura
Anche se non tutti là fuori hanno una grammatica nazista, e non è criminale avere uno o due errori di battitura involontari nelle tue e-mail, un uso errato del linguaggio, della struttura della frase ecc., In genere dà ai destinatari un'impressione negativa. Quindi è estremamente importante che tu controlla tre volte la riga dell'oggetto, il corpo e tutti gli altri elementi testuali di un'e-mail per eventuali errori grammaticali e di punteggiatura involontari (e correggerli, se trovati), prima di premere il pulsante "Invia".
Inoltre, dovresti non utilizzare mai più segni di punteggiatura (ad es. !!!) nelle tue e-mail. Lo stesso vale per le parole gergali (ad esempio LMAO), le contrazioni popolari (ad esempio Gotcha!) E le emoticon. Tutte queste cose sembrano molto immature e poco professionali, ed è meglio lasciarle solo per i social network e le chat istantanee.
Mancia: Fai sempre attenzione a come metti in maiuscolo le parole, le frasi ecc. Nelle tue e-mail. Un'e-mail (o qualsiasi altra cosa, del resto) non dovrebbe mai e poi mai essere composta in TUTTO MAIUSCOLO, poiché è considerato l'equivalente di Internet delle urla.
5. Assegnare agli allegati nomi descrittivi
Il più delle volte, dobbiamo inviare / ricevere più file come allegati alle nostre e-mail. Sebbene ciò sia abbastanza necessario, niente potrebbe essere peggio che ricevere un'e-mail caricata con numerosi file nominati in modo casuale (ad esempio 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) che non hanno alcun senso. Così, ogni volta che invii allegati con un'e-mail, rinominali con alcuni nomi di file descrittivi, in modo che il destinatario ne conosca immediatamente il contenuto, senza bisogno di aprirli. Ad esempio, se stai inviando il tuo curriculum a un potenziale datore di lavoro, dagli un nome come CurrentResume_JohnDoe. Semplice e facile.
Anche, se intendi inviare un numero elevato (ad es. 20) allegati con un'e-mail, è meglio combinali in un archivio compresso primo. Per una maggiore chiarezza, puoi menzionare separatamente dettagli come il conteggio degli allegati, la dimensione totale dell'archivio, ecc. Nel testo del corpo dell'email.
6. Includere sempre una firma
Una firma è necessario per chiudere o terminare correttamente il testo del corpo dell'email. Ma ancora più importante, esso conferisce inoltre una "autenticità" all'e-mail e al suo contenuto. Quindi tutte le tue e-mail dovrebbero contenere la tua firma. Basta creare e salvare una firma nelle impostazioni dell'email e verrà aggiunta automaticamente alla fine di ogni email che scrivi.
Parlare di "Cosa" dovrebbe essere incluso nella firma, è qualcosa che dovresti decidere, poiché varia da persona a persona. Detto questo, come regola generale, puoi includere informazioni sui contatti (ad es. numero ufficiale, e-mail secondaria), nonché link ai tuoi profili social. In poche parole, una firma dovrebbe fungere da scheda di contatto digitale. Ma non sovraccaricarlo con troppe informazioni non necessarie.
7. Riconoscere la ricezione delle e-mail
La posta elettronica moderna è avanzata così tanto che una volta premuto il pulsante "Invia", puoi essere certo al 200% che raggiungerà la posta in arrivo del destinatario, un secondo o due dopo. Tuttavia, come con qualsiasi tecnologia, la posta elettronica può (e occasionalmente lo fa) anche soffrire di tempi di inattività. Quindi, una volta ricevuta un'e-mail (soprattutto se è importante), confermarne la ricezione rispondendo al mittente con un piccolo messaggio.
Anche se non è possibile riconoscere ogni e-mail che ricevi, dovresti provare a farlo. Ancora più importante, dovrestiriconoscere e-mail inviata per errore a te, poiché il mittente potrebbe essere in attesa di una risposta dall'altra parte. Ciò renderà il mittente consapevole dell'errore e salverà anche il destinatario effettivo previsto dell'e-mail alcuni problemi.
8. Usa i saluti appropriati
Quando parliamo con le persone faccia a faccia, o anche al telefono, iniziamo sempre salutandole. E la stessa regola vale anche per le e-mail, quindi le tue e-mail dovrebbero sempre avere i giusti saluti per i destinatari. A seconda di chi stai inviando un'e-mail, il saluto può essere formale (ad esempio Dear Mr. Johnson, Professor Keller), o informale (Hello Adam, Hi Jenna). Allo stesso modo, il finale (ad esempio Saluti, Cordiali saluti) deve avere lo stesso tono di fondo del saluto iniziale, così come il messaggio generale.
Vale la pena notare che dovresti astenersi dall'usare saluti estremamente informali e di uso quotidiano (ad esempio, che succede?) nelle e-mail. Inutile dire che è considerato piuttosto poco professionale.
9. Non utilizzare Rispondi a tutti ogni volta
Ci sono momenti in cui ricevi un'e-mail che viene inviata anche a diversi altri destinatari (ad esempio un avviso importante in un'azienda). Ma quando rispondi a tali messaggi, tu usa frettolosamente l'opzione "Rispondi a tutti". Questo non solo invia la risposta al mittente originale, ma a tutti gli altri che hanno ricevuto l'e-mail, indipendentemente dal fatto che la risposta sia destinata o meno a loro. Questo è un modo perfetto per intasare le caselle di posta dei destinatari.
Per questa ragione, prestare attenzione quando si risponde alle e-mail con più destinatari e utilizzare l'opzione "Rispondi". Solo quando sei sicuro al 100% che la tua risposta è destinata a tutti nell'elenco dei destinatari, dovresti utilizzare l'opzione "Rispondi a tutti".
10. Utilizzare correttamente i campi Cc e Ccn
Insieme al campo "A", il campo "Cc" e "Bcc"Campi sono qualcosa che chiunque abbia mai ricevuto un'e-mail sa. Ma anche dopo, la maggior parte delle persone finisce per usarli in modo improprio.Ecco un dato di fatto cosa sono e quando dovrebbero essere utilizzati:
- Cc: Sta per copia carbone. Se ci sono alcuni destinatari a cui desideri inviare un'email, ma non vuoi che sappiano che questa email è "solo" per loro, inserisci i loro indirizzi email in questo campo. Ogni destinatario può vedere gli indirizzi e-mail degli altri nel campo Cc.
- Ccn: Abbreviazione di Blind Carbon Copy. Se ci sono più destinatari a cui si desidera inviare un'e-mail, ma si desidera che si vedano come gli unici destinatari dell'e-mail, inserisci i loro indirizzi email in questo campo. Ogni destinatario in un campo Ccn può vedere solo il proprio indirizzo e-mail e non degli altri. Questa opzione è più adatta per la privacy.
11. Rispondi alle e-mail in modo tempestivo
Dato il numero di e-mail che riceviamo quotidianamente, è quasi impossibile rispondere subito a tutte. tuttavia, anche se un'e-mail è un po 'bassa rispetto alla tua priorità, dovresti provare a rispondere in modo tempestivo. Generalmente questo dovrebbe avvenire entro 24-48 ore dalla ricezione di un'e-mail. E se non sarai in grado di rispondere alle e-mail per un po 'di tempo (ad esempio a causa di un'interruzione), utilizzare la funzione risponditore automatico o risponditore automatico, che hanno la maggior parte dei servizi di posta elettronica.
12. Formattare correttamente le e-mail prima dell'inoltro
Non appena viene premuto il pulsante "Avanti" su un'e-mail, l'intero messaggio (comprese eventuali immagini, testo disallineato ecc. potrebbe avere) è stranamente rientrato a destra, e inserito in un messaggio di posta elettronica vuoto, in modo da poter inserire gli ID di posta elettronica dei destinatari e inviarlo. Questo non solo rovina la formattazione dell'e-mail originale, ma anche introduce molti spazi bianchi e simboli extra (>) nel blocco di posta inoltrato, il che a sua volta rende l'email quasi illeggibile.
Per risolverlo, dovresti formattare correttamente l'email inoltrata, quando è incorporata in un'e-mail vuota. Ciò include la rimozione dello spazio bianco extra, nonché l'eliminazione di caratteri extra, righe vuote e cose del genere.
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Usa la posta elettronica nel modo in cui deve essere utilizzata
Poiché è il mezzo di comunicazione principale nell'odierno mondo connesso a Internet, è estremamente importante che l'e-mail venga utilizzata in conformità con le regole appropriate, che includono tutto, dal modo in cui saluti i destinatari, allo stile del carattere che scegli. E le etichette sopra descritte ti aiutano a fare proprio questo, creando così un'esperienza di posta elettronica complessivamente migliore e produttiva. Quindi provali e facci sapere i tuoi preferiti nei commenti qui sotto.
