Come utilizzare le regole nocciola per aumentare la produttività

La premessa di base del personal computer è semplificare la vita dell'utente. Ma le attività banali e ripetitive del computer, come ordinare e spostare i file dalla cartella di download, fanno esattamente l'opposto. Ci rallentano e ci distraggono. Fortunatamente, ci sono applicazioni che ci aiutano ad automatizzare queste attività in background e ci consentono di concentrarci su ciò che è importante. Per gli utenti Mac, Hazel è il migliore di quel gruppo.

Le regole nocciola non devono essere infrante

Hazel è un pannello delle preferenze di sistema del Mac che controlla una cartella e compie serie di azioni specifiche ogni volta che vengono soddisfatte determinate serie di condizioni. Puoi aggiungere tutte le cartelle, condizioni e azioni che desideri. Aggiungi la possibilità di eseguire script a questo e hai possibilità illimitate di ciò che puoi ottenere con Hazel.

Per iniziare a usare Hazel, devi creare regole. Apri Hazel dentro Preferenze di Sistema e aggiungi una cartella da controllare nel riquadro di sinistra.

Quindi, mentre selezioni quella cartella, aggiungi Regole nel riquadro di destra. Le regole sono elencate in ordine di importanza, la prima regola nell'elenco verrà eseguita prima della seconda e così via. Quindi, se vuoi eseguire A prima di B, metti A sopra B nell'elenco. Puoi trascinarli e rilasciarli per creare l'ordine.

La creazione di una regola di base dovrebbe essere abbastanza semplice:

• Dai un nome alla regola.
• Impostare il Condizioni (e Condizioni annidate tenendo premuto il Opzione mentre si fa clic sul pulsante Più pulsante).
• Impostare il Azioni da fare quando le condizioni sono soddisfatte.

Per creare regole simili, puoi duplicare un'altra regola esistente e modificare il contenuto.

Immergersi in profondità nelle sottocartelle

Una delle caratteristiche interessanti di Hazel è la sua capacità di guardare le sottocartelle. Ad esempio, invece di aggiungere dieci cartelle all'interno della cartella A a Hazel e creare regole simili per ciascuna di esse, puoi creare regole principali per la cartella A e chiedere a Hazel di applicare queste regole a tutte le sottocartelle all'interno della cartella A.

Per farlo, aggiungi semplicemente una regola per controllare le sottocartelle nella parte superiore dell'elenco delle regole per la cartella A. I passaggi sono:

• Crea una regola e assegnale il nome "Guarda sottocartelle" o qualcosa del genere.
• Imposta la condizione su: Gentile - è - Cartella
• Imposta l'azione su: Esegui regole sui contenuti delle cartelle
• Metti quella regola in cima.

Dopodiché, qualsiasi regola aggiunta alla cartella A verrà applicata anche a tutte le cartelle al suo interno.

Aggiunta di Super Power con Spotlight e Scripts

Per creare regole più avanzate, Hazel consente agli utenti di integrare Spotlight e script alle sue regole.

Quando modifichi una regola, puoi utilizzare gli attributi Spotlight nelle condizioni della regola andando in fondo all'elenco e scegliendo Altro.

L'elenco di Riflettore appariranno attributi. È possibile selezionare uno di loro come condizione.

Ad esempio, è possibile impostare la condizione in modo che sia valida se l'elemento utilizza il carattere Verdana.

Il supporto di Spotlight significa che puoi utilizzare tutto ciò che può essere identificato da Spotlight come condizione e copre quasi tutto.

Mentre gli attributi Spotlight vanno alle condizioni, script i supporti appartengono alla parte delle azioni. Puoi utilizzare Apple Script, Java Script, Shell Script e Automator Workflow. Traduzione: puoi chiedere a Hazel di fare quasi tutto ciò che il tuo Mac può fare.

Per aggiungere uno script, scegli uno dei supporti script dall'elenco a discesa e utilizza uno script già pronto o compilarlo direttamente in Hazel.

Intrufolarsi in diverse regole di esempio

L'uso di Hazel dovrebbe essere adattato alle esigenze individuali. Ma qui ci sono alcuni esempi del mio utilizzo personale per mostrarti le possibilità. Si prega di fare riferimento a questo forum Hazel per ulteriori casi di studio.

1. Gestione del desktop e della cartella dei download

Tutti e due Desktop e Download cartella sono i posti comodi per eliminare tutto e possono essere ingombra in pochissimo tempo. Puoi usare Hazel per ordinare i loro contenuti e spostare automaticamente i file nella posizione appropriata.

Ad esempio, si desidera spostare i file dei filmati TED scaricati dalla cartella Download alla cartella TED Talks all'interno della cartella Film. Ecco i passaggi per creare la regola:

• Aggiungi la cartella Download all'elenco.
• Mentre la cartella Download è selezionata, aggiungi una regola nel riquadro di destra.
• Dai un nome alla regola.
• Sotto Condizioni, impostato Kind - is - Movie e URL / indirizzo di origine - è - http://the_root_source_address_of_the_video.com/ 
  • Per scoprire l'indirizzo di origine, fare clic con il tasto destro su uno dei video dal Finder e scegli Ottenere informazioni (oppure seleziona e utilizza Comando + I).

• Ogni video TED ha un indirizzo di download diverso ma la stessa fonte principale. Non utilizzare l'indirizzo completo.
• Sotto il Azioni, impostato Sposta - nella cartella - TED Talks. È possibile impostare una cartella di destinazione diversa se lo si desidera.
• Puoi anche aggiungere più azioni, come Aggiungi i tag e Visualizza notifica.

Per fare cose simili a diversi tipi di file, crea altre regole. È possibile duplicare queste regole e modificare le condizioni e le azioni o creare regole simili per cartelle diverse.

2. Elaborazione di screenshot

Prendo molti screenshot per la mia scrittura. Prima di utilizzare Hazel, ho acquisito schermate, ritagliarle / ridimensionarle alla dimensione richiesta, annotarle, ottimizzarle per il Web e spostarle in una cartella particolare in base ai loro progetti. Questo è un processo che richiede molto tempo.

Hazel non può eseguire tutti i passaggi, ma sicuramente li può semplificare. Ma prima, ho impostato un nuovo flusso di lavoro per supportare Hazel:

• Devo ancora fare gli screenshot. Uso un'app dedicata per ottenere screenshot entro il limite di dimensione richiesto.
• Devo anche annotare le immagini con caselle, frecce e testo secondo necessità.
• Ma ora ho aggiunto un passaggio in più durante il salvataggio dell'immagine. Aggiungo un file etichetta relativi al progetto. Ad esempio, gli screenshot per il progetto A saranno contrassegnati con "A", il progetto B sarà contrassegnato con "B", il progetto Beebom sarà contrassegnato con "Beebom", ecc. Ho anche impostato una cartella dedicata per salvare tutti gli screenshot.

Ora è qui che entra in gioco Hazel. Creo due regole per la cartella degli screenshot. Il prima regola è ottimizzare l'immagine:

• Nel Condizioni:
  • Gentile - è - immagine - abbastanza chiaro
  • Tag - non contiene - ottimizzato - per assicurarti che Hazel elabori solo immagini non ottimizzate.
  • Data dell'ultima modifica: è nell'ultima: 1 ora - in modo che la regola non venga applicata ai vecchi screenshot.

• Nel Azioni:
  • Apri - con applicazione - ImageOptim - questa è l'applicazione per ottimizzare le dimensioni dell'immagine sullo sfondo.
  • Aggiungi tag - ottimizzato - per dire a Hazel che questa immagine è stata ottimizzata.
  • Visualizza notifica - file, ora - questo è opzionale.

Il seconda regola è spostare le immagini ottimizzate nella cartella giusta. Crea tutte le varianti della seconda regola di cui hai bisogno, ognuna adattata per adattarsi a un particolare progetto.

• Nel Condizioni:
  • Gentile - è - immagine
  • Tag: contengono tag, ottimizzati, Beebom - per assicurarsi che la regola venga applicata solo alle immagini ottimizzate appartenenti al progetto Beebom.
• Nel Azioni:
  • Sposta - nella cartella - Beebom Projects

La combinazione di queste due regole assicurerà che tutte le immagini che salvo dall'applicazione screenshot saranno ottimizzate e pronte nella cartella del progetto senza che io debba fare nient'altro.

3. Download con attivazione remota

Questo è semplice e divertente. Se lavori con più computer, ad esempio uno a casa e uno in ufficio, puoi impostare il computer dell'ufficio in modo che scarichi un file che trovi sul computer di casa. Ma abbiamo bisogno di aiuto da Dropbox (o Google Drive).

Sul tuo computer di casa, copia e incolla il link per il download in un file di testo. Quindi salva il documento con un nome univoco (es .: 2bdld) in una cartella Dropbox (es .: List of Downloads).

Sul computer dell'ufficio, crea una regola Hazel che controlla la cartella "Elenco dei download" in Dropbox. Imposta la regola per aprire il file di testo 2bdld, senza l'estensione scaricato tag, utilizzando un download manager in grado di accettare l'input di URL da un file di testo. La maggior parte dei gestori di download può farlo.

Aggiungi un'altra azione nella regola per contrassegnare la nota: scaricata dopo che il download manager l'ha aperta. Questa azione serve per assicurarsi che un file di testo venga aperto solo una volta.

Per mantenere pulita la cartella, puoi creare un'altra regola per eliminare i file di testo più vecchi di un giorno.

4. Archiviazione delle fatture in Evernote

A volte, vivere senza carta significa spostare i tuoi disordine dal mondo reale al mondo digitale. Ma puoi archiviare le tue fatture digitali su Evernote usando Hazel e AppleScript.

Crea una regola per controllare la cartella in cui tieni tutte le tue fatture digitali. Imposta le condizioni in modo che corrispondano al tipo di banconote che desideri salvare. Ad esempio, se le bollette della tua TV via cavo sono documenti PDF di XYZ Co., imposta le condizioni in modo che funzionino solo per i file PDF di XYZ Co..

Quindi aggiungi questo script al riquadro Azioni:

dire all'applicazione "Evernote"

attivare

crea una nota dal file theFile taccuino "Notebook_Name" tags "Tag_Name1", "Tag_Name2", "Tag_Name3", "Tag_Name4"

fine raccontare

Assicurati che Notebook_Name e tutti i Tag_Names siano già creati in Evernote.

È possibile creare tutte le varianti di questa regola necessarie per altre fatture o altri documenti.

5. Salvataggio e ordinamento degli allegati e-mail nelle cartelle del Mac

E se le tue bollette arrivassero tramite e-mail? Puoi archiviarli in Evernote senza muovere un dito? Assolutamente, con un piccolo aiuto da Dropbox, Gmail e IFTTT.

• Per prima cosa, crea una regola di filtro in Gmail in modo che qualsiasi email di fatturazione da XYZ con allegati sarà etichettata come "Fatturazione" (o qualsiasi altra etichetta di tua scelta.
• Dopodiché, crea una cartella in Dropbox chiamato "Billings" (o qualsiasi altro nome a tua scelta). È possibile utilizzare la cartella Dropbox esistente per questo scopo.
• Creare una regola IFTTT per connettere Gmail con Dropbox. Impostalo per salvare qualsiasi email con l'etichetta "Billings" nella cartella "Billings" di Dropbox.
• Applicare i suggerimenti dal numero 4 sopra a questa cartella.

Questi cinque esempi sono solo la punta dell'iceberg di ciò che puoi fare con Hazel. Spero che tu possa vedere che il tuo orizzonte di automazione è il più lontano possibile dalla tua immaginazione.

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