11 fantastiche funzionalità di Outlook 2016 che dovresti conoscere

Outlook, che lo si ami o lo si odi, è il client di posta elettronica e produttività standard nel mondo aziendale. Gran parte del tempo di chi va in ufficio viene trascorso davanti a questo strumento per eccellenza. Tuttavia, nonostante la sua popolarità e il numero di ore trascorse a usarlo, poche persone conoscono le sue funzionalità avanzate e ancora meno lo usano al massimo delle sue potenzialità.

Quindi oggi esploreremo alcune delle fantastiche funzionalità di Outlook 2016. Iniziamo:

1. Invio di posta elettronica dagli alias di Outlook.com

Spesso abbiamo bisogno di utilizzare indirizzi e-mail diversi per scopi diversi, ad esempio potresti volerne uno personale [email protected] indirizzo, un indirizzo di lavoro [email protected], e forse a [email protected] che desideri utilizzare per iscriverti a newsletter e siti di marketing. La maggior parte delle persone crea e gestisce un account diverso per ogni indirizzo.

Invece di farlo, puoi utilizzare Outlook per creare e gestire diversi file alias. Avere un alias ti consente di gestire diversi indirizzi e-mail utilizzando lo stesso account e le e-mail inviate a uno qualsiasi dei tuoi indirizzi arriveranno nella stessa Posta in arrivo. Ecco come configurarli:

Vai a Outlook Web App e accedi utilizzando il tuo account Office 365. Quindi vai al sito Web dell'account Microsoft e fai clic su "Le tue informazioni"Sulla barra in alto. Ora, fai clic su "Gestisci il modo in cui accedi a Microsoft. Probabilmente ti verrà richiesta la password.

Qui puoi aggiungere e gestire i tuoi alias. Per creare un nuovo alias, fare clic su "Aggiungi email".

Adesso inserisci l'indirizzo email che desideri utilizzare come alias. Puoi crearne uno nuovo o utilizzare un indirizzo esistente.

Ora vedrai l'alias che hai appena aggiunto e scegli di renderlo tuo primario alias o rimuovilo se non ti serve più.

Ora tutte le e-mail inviate all'indirizzo alias arriveranno nella tua casella di posta principale. Per inviare un'e-mail dall'indirizzo appena creato, è sufficiente fare clic su A partire dal durante la composizione di un messaggio e selezionare l'indirizzo desiderato.

2. Pianificare le riunioni

Outlook semplifica la pianificazione delle riunioni con altri. Per farlo, puoi semplicemente andare al calendario, fare clic su Casa scheda e seleziona "Nuovo incontro".

Qui puoi specificare i partecipanti, il giorno, l'ora, i promemoria e altre opzioni per la riunione.

Se desideri che sia una riunione ricorrente, fai clic su Ricorrenza pulsante in Opzioni sezione in alto, dove vedrai varie opzioni per la pianificazione regolare.

Una volta che il destinatario ha accettato l'invito, riceverai una conferma per lo stesso.

 Riceverai anche una notifica quando è il momento della riunione.

3. Risposte automatiche

Se stai andando in viaggio di lavoro o in vacanza, puoi configurare Outlook in modo che invii risposte automatiche per ogni messaggio di posta elettronica ricevuto. Per abilitare questa funzione, vai a "File"E fare clic su"Risposte automatiche".

Qui si può specificare l'intervallo di date e il messaggio di risposta automatica.

Se desideri un controllo più dettagliato sulle regole, puoi fare clic sul pulsante "Regole"pulsante in basso a sinistra.

4. Utilizza Google Drive come spazio di archiviazione nel cloud in Outlook

Se utilizzi Google Drive come provider di archiviazione cloud, puoi integrarlo in MS Office (incluso Outlook) per aprire i documenti direttamente da Drive e salvarvi su di esso, senza uscire dai programmi di Office.

Scarica semplicemente il plug-in di Google Drive per Office, installa il plug-in e la prossima volta che apri Outlook, sarai in grado di farlo allegare file direttamente da Drive utilizzando il pulsante dedicato.

Puoi anche salva gli allegati che ricevi direttamente in Drive.

Nota: Il plug-in di Google Drive per Office funziona solo su Windows. Office per Mac non è attualmente supportato.

5. Ricevi consegna e conferma di lettura

Se desideri ricevere una notifica su quando la tua email è stata consegnata e / o letta, puoi richiedere una consegna e leggere la ricevuta. Per abilitarlo, fare clic su Opzioni scheda durante la composizione di un messaggio e spuntare le seguenti caselle di controllo:

Puoi anche abilitare il monitoraggio per ogni messaggio tu invii. Per fare questo, vai a  File > Opzioni > Mail. Scorri verso il basso fino al file Tracciamento sezione e spunta la casella Ricevuta di consegna che conferma che il messaggio è stato consegnato al server di posta elettronica del destinatario o La conferma di lettura che conferma che il destinatario ha visualizzato il messaggio caselle di controllo.

Tieni presente che il destinatario del messaggio potrebbe rifiutarsi di inviare una conferma di lettura. Inoltre, il programma di posta elettronica del destinatario potrebbe non supportare le conferme di lettura.

6. Aggiungi pulsanti di votazione alle e-mail

Se desideri ottenere un consenso dal tuo team su un argomento, puoi creare un sondaggio in Outlook. Durante la composizione di un nuovo messaggio di posta, vai a Opzioni scheda e fare clic su "Usa i pulsanti di votazione".

Puoi usare il file modello Pulsanti Sì / No o crearne uno personalizzato facendo clic su Personalizzato, dove puoi anche scegliere opzioni come Importanza, Conferme di lettura / consegna e ora di scadenza.

7. Ritardare o pianificare l'invio di e-mail

A volte potresti dover ritardare l'invio di un messaggio. Ad esempio, potrebbe essere quasi l'ora di chiusura e desideri che il tuo messaggio venga consegnato la mattina successiva durante l'orario di lavoro. Per fare ciò, puoi programmare il tuo messaggio. Ecco come:

Mentre scrivi un'email, vai al Opzioni scheda e fare clic su "Ritardo nella consegna".

Nella finestra di dialogo che appare, sotto Opzioni di consegna, spunta il "Non consegnare prima"E immettere la data e l'ora.

Ora chiudi la finestra di dialogo e premi Spedire. La tua e-mail verrà inviata all'ora specificata.

Nota: Questa funzione funziona perfettamente su un account Microsoft Exchange. Se utilizzi un account POP3 o IMAP, Outlook deve rimanere aperto fino a quando il messaggio non viene inviato.

8. Gestisci la posta e il calendario di un'altra persona

Quando si lavora con un team, è imperativo coordinarsi e lavorare insieme su alcune attività comuni. A tal fine, potresti voler mantenere una cartella separata per tali attività e condividerla con i membri del tuo team. Bene, ecco come farlo su Outlook 2016.

Vai al File tab. Clicca su "Impostazioni dell'account"E seleziona"Accesso delegato ".

Nella finestra di dialogo che si apre, fare clic su "Inserisci", Seleziona l'utente a cui desideri concedere l'autorizzazione e fai clic su ok.

Nella finestra di dialogo che appare, puoi selezionare varie autorizzazioni che puoi concedere a questo utente.

Al termine, l'altro utente riceverà una notifica delle nuove autorizzazioni concesse a lui. Queste sono solo le basi della funzione di condivisione. Per una panoramica e istruzioni più complete, fare riferimento alla documentazione ufficiale.

9. Utilizzare le regole per gestire le e-mail

Una regola è un'azione che viene eseguita automaticamente sulla posta in arrivo o in uscita. Ad esempio, potresti voler spostare tutti i messaggi dal tuo supervisore in una cartella diversa, spostare tutti i messaggi dal reparto marketing alla cartella "Urgente" o eliminare tutti i messaggi con "Acquista ora" nell'oggetto. Invece di svolgere queste attività più e più volte, puoi farlo impostare regole per automatizzare loro. Puoi scegliere tra i vari modelli di regole o iniziare da una regola vuota.

10. Accelerare le attività ripetitive con passaggi rapidi

Ci sono spesso attività che devono essere svolte più volte al giorno. Forse inoltri regolarmente e-mail al tuo supervisore o ti piace spostare alcune e-mail in una determinata cartella. Naturalmente, puoi utilizzare le regole per automatizzare il processo, ma ciò applicherà le regole a tutte le e-mail che corrispondono ai criteri, mentre potresti volerlo applicare solo a determinate e-mail. Pertanto, è necessario un approccio più manuale, ed è qui che Passaggi rapidi Si accomodi.

Vai al Casa scheda in Outlook. Vedrai quanto segue sezione per i passaggi rapidi:

Come puoi vedere, ci sono alcuni passaggi rapidi preconfigurati per l'uso. Per esempio, seleziona un'e-mail nella Posta in arrivo e fare clic su Al manager nella sezione Passaggi rapidi. Vedrai qualcosa del genere:

Qui si può configurare il passaggio rapido in questione: cambia il nome, aggiungi indirizzi email a cui inoltrare o aggiungi ancora più azioni al pulsante facendo clic su Opzioni in basso a sinistra.

Nello screenshot qui sopra, ho aggiunto l'indirizzo email del mio manager, ho aggiunto un'azione utilizzando il Aggiungi azione , ha chiesto a Outlook di spostare il messaggio nella cartella "Inoltrato al gestore", ha aggiunto un tasto di scelta rapida e ha modificato il testo della descrizione comando.

Puoi modificare i passaggi rapidi esistenti come abbiamo fatto nell'esempio sopra o aggiungerne uno personalizzato facendo clic su Creare nuovo pulsante in Passaggi rapidi barra degli strumenti:

11. Scorciatoie da tastiera e altri suggerimenti vari

Outlook offre una serie di altre funzionalità più piccole ma utili come temi, trasformare i messaggi di posta in riunioni e il preferito di ogni utente avanzato: tasti rapidi. Ad esempio, puoi premere Ctrl + W per comporre una nuova email, Ctrl + E per cercare e altro ancora. Per conoscere le varie scorciatoie da tastiera di Outlook, controlla l'eBook ufficiale di Outlook 2016 Tips & Tricks di Microsoft.

VEDERE ANCHE: 12 migliori strumenti di Gmail per migliorare la tua esperienza di posta elettronica

Come queste fantastiche funzionalità e trucchi di Outlook 2016?

Ci auguriamo che tu abbia imparato alcune funzionalità avanzate di Outlook 2016. Utile quanto utilizzare il tuo client di posta elettronica al massimo delle sue potenzialità, ci sono altre cose da tenere a mente quando usi la posta elettronica, quindi assicurati di controllare il nostro articolo sull'etichetta di base della posta elettronica che tutti dovrebbero seguire. Nel mondo digitale sempre connesso, la privacy è più importante che mai, per cui dovresti consultare il nostro articolo su come crittografare le e-mail.

Se hai altri suggerimenti e trucchi per Outlook da aggiungere o pensi di aver perso una funzione essenziale, assicurati di farcelo sapere nella sezione commenti qui sotto.